Automatisierung der Kundenkommunikation mittels Autoresponder-Software

Mit einem erstklassigen Marketing steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens. In unserer heutigen Welt, die stark digital geprägt ist, zählt das Netz zu den wichtigsten strategischen Punkten, um im harten Wettbewerb zu bestehen. Ein innovatives Hilfsmittel stellen Autoresponder dar.

Dabei handelt es sich um Nachrichten, die voll automatisiert zum perfekten Zeitpunkt oder zu einem bestimmten Ereignis an Kontakte übermittelt werden. Wer die entsprechende Autoresponder Software richtig einsetzt, erhält mit ihr einen leistungsstarken und gleichzeitig simplen Baustein für eine effiziente Marketing-Strategie.

Warum sind Autoresponder sinnvoll?

Autoresponder sind für eine zeitgemäße Kundenkommunikation nahezu unumgänglich. Sie geben den Fragestellenden sofort eine erste Rückmeldung, ohne dass diese erst auf einen Servicemitarbeiter warten müssen. Das ist gleich auf mehrere Weisen vorteilhaft:

  1. Der Kunde weiß, dass seine Nachricht angekommen ist.
  2. Unternehmen, die automatische Antworten versenden, wirken professionell und fortschrittlich.
  3. Der Kunde weiß anhand des Inhalts der Nachricht, was die nächsten Schritte sind bzw. ob er in irgendeiner Weise nochmals tätig werden muss.
  4. Die Kontaktdaten des Unternehmens liegen dem Fragesteller nun direkt im Postfach vor.

Aber auch unternehmensintern kann von Autoresponder-Software profitiert werden. So lässt sich beispielsweise Zeit bei der Kundenbetreuung einsparen, da auf eine Anfrage automatisiert weiterführende Informationen folgen, die nicht von einem Servicemitarbeiter persönlich dargelegt werden müssen. Auch können mit der Antwortnachricht weitere Produkte oder Dienstleistungen angeboten werden.

Funktionsweise der Autoresponder-Software

Sie funktioniert ebenso einfach wie effektiv. User einer Website schreiben zum Beispiel die Mailbox des Anbieters an. Ist der Autoresponder aktiviert, sorgt er automatisch für die Übersendung einer vordefinierten Nachricht an den Absender. Auf diesem Weg können auch andere Serviceleistungen angeboten werden. So besteht die Möglichkeit, ein Formular für einen kostenlosen Report, in dem der Kunde einfach seine Mailadresse einträgt, auf einem Portal anzubieten. Der Autoresponder verschickt diesen selbstständig direkt an den Nutzer – zu jeder Tages- und Nachtzeit. Gleichfalls lassen sich mit der entsprechenden Software digitale Infoprodukte verkaufen, die entweder sofort nach Bestellung per E-Mail übersandt werden oder der Interessent erhält ggfs. die benötigten Zugangsdaten. Weiterhin ist die Automatisierung von Newslettern problemlos möglich.

Vorteilhafte Autoresponder-Software für Startups

Startup-Gründer stehen vor einer großen Herausforderung, um ihr neues Unternehmen erfolgreich in Schwung zu bringen. Kompetenz und hohes Engagement sind gefragt, darüber hinaus ein großer Zeitaufwand, der anfangs in der Regel die Arbeitsstunden in einer Festanstellung deutlich übersteigt. Nur so kann Wettbewerbsfähigkeit erreicht und damit Fuß auf dem jeweiligen Markt gefasst werden. Mit einer Autoresponder-Software lässt sich im Geschäftsalltag wertvolle Zeit einsparen, die vor allem Jungunternehmern, die sich noch keine Mitarbeiter leisten können, zugutekommt. Sie können sich einzig und allein auf ihre Kerngeschäfte konzentrieren, trotzdem fühlen sich potentielle Kunden bestens betreut.

Zwei Arten von Autorespondern

Eine Autoresponder-Software kann für ein langfristig erfolgreiches Business sorgen. Sie werden grundsätzlich in zwei verschiedene Arten eingeteilt:

  • Autoresponder einfach – Mit ihm kann nur eine bestimmte Nachricht versendet werden. Wer beispielsweise auf Reisen oder tagsüber stets außer Haus ist, schreibt einen Text wie „Ich bin zurzeit im Urlaub/geschäftlich unterwegs. Nach Rückkehr setze ich mich unverzüglich mit Ihnen in Verbindung.“ Alle, die eine Mail an den Betreffenden schicken, erhalten ausnahmslos die gleiche Mitteilung. Diese Variante sorgt für Kundenzufriedenheit, für Marketingzwecke ist sie jedoch nicht geeignet.
  • Autoresponder Follow-Up – Sowohl für Startup-Gründer als auch etablierte Unternehmer, die die Software erfolgreich für ihr E-Mail-Marketing einsetzen möchten, ist diese Alternative interessant. Sie trägt zu einer nahezu 100-prozentigen Automatisierung bei. Mit diesem Autoresponder können unter anderem vorgefertigte Newsletter an – im Vorhinein festgelegten – Zeitpunkten automatisch versendet werden. Die Anzahl ist unbegrenzt. Wer beispielsweise für jede Woche des Jahres eine Nachricht vorschreibt, kann ohne weiteres eigenes Zutun seinen Usern regelmäßig alle sieben Tage einen Newsletter zukommen lassen.

Bedeutende Eigenschaften einer hochwertigen Autoresponder-Software

Double-Opt-In

Das Double-Opt-In Verfahren ist allein von Rechts wegen von Wichtigkeit. Es steht für die Integration eines Bestätigungslinks in die E-Mail an den User und dessen Anklicken, womit er ausdrücklich seine Zustimmung für den Empfang des Newsletters gibt. Zuvor dürfen seine Daten nicht in der Datenbank gespeichert werden. Der Website-Betreiber sichert sich dadurch vor etwaigen Beschwerden über Spams ab.

Protokollerstellung

Geht eine Spam-Beschwerde ein, sollte der Versender den Nachweis erbringen können, dass der Empfänger sich höchstpersönlich durch Anklicken des zuvor genannten Bestätigungslinks angemeldet hat. Für diesen Fall ist es von Bedeutung, dass die Autoresponder-Software sowohl das Eingangsdatum als auch die IP-Adresse automatisch speichert und diese Informationen auch jederzeit abrufbar sind.

Daten-Im- und Export

Jeder Autoresponder muss die Fähigkeit besitzen, Daten zu exportieren sowie Adressen von anderen Systemen zu importieren.

Listen-Verwaltung

Professionelle Geschäftsleute erstellen verschiedene Listen zur Eintragung ihrer Kundschaft. Es empfiehlt sich zum Beispiel, Käufer von Interessenten, die ein Gratis-Produkt erhalten haben, getrennt aufzuführen. Eine Autoresponder-Software bietet bestenfalls diese Möglichkeit.

Erfolgsauswertung

Der Autoresponder sollte den Zugriff auf Auswertungen und Statistiken ermöglichen, damit der Website-Betreiber den Erfolg von Newslettern, E-Mail-Kampagnen und Co. im Auge behalten kann. Informationen wie Anzahl der Klicks auf die Links in der Mail oder wie viele von diesen geöffnet wurden sind dafür dringend erforderlich.

Persönliche Ansprache

Für viele Kunden steht die persönliche Ansprache mit Namen für die Seriosität bzw. Höflichkeit eines Unternehmers. Eine gute Autoresponder-Software ist dazu in der Lage, und zwar vollautomatisch.

Verschiedene Formatvorlagen und Anhänge

Da nicht alle E-Mail-Empfänger HTML-Formate öffnen können, sollte der Autoresponder auch Text-E-Mails in seinem Repertoire haben. Darüber hinaus müssen auch Dateien jeder Art angehängt werden können.

Einfache Verknüpfung mit der Website

Zum einen sollte das entsprechende Anmeldeformular für Kunden automatisch generiert werden, zum anderen der Einbau in die Seite unkompliziert vonstattengehen.

Unbegrenzte Anzahl der Mails

Eine professionelle Autoresponder-Software lässt eine unbegrenzte Zahl an Empfängern und E-Mails zu. Ggfs. reicht auch das Angebot eines Upgrades aus, sodass man gerüstet ist, wenn der Kunden- bzw. Interessentenstamm deutlich zunimmt.

Fazit

Autoresponder sind ein äußerst hilfreiches Werkzeug bei der professionellen Kundenkommunikation. Fragestellende erhalten unmittelbar eine vordefinierte Rückmeldung und werden so völlig automatisch mit weiterführenden Informationen versorgt. Für Gründerinnern und Gründer bietet sich zudem der Vorteil der Zeitersparnis sowie die Möglichkeit des Cross- und/oder Upsellings.

Bei der Integration einer geeigneten Software ist darauf zu achten, ob ein einfacher Autoresponder genügt oder die Follow-Up-Variante besser geeignet ist. Zudem sollten jegliche Eigenschaften wie Sicherheitsaspekte, Ansprache oder Formatvorlagen gut durchdacht sein, um maximale Erfolge zu erzielen.

 

Bildquelle: Pixabay.com / Tumisu