Debitor und Debitoren – das solltest du zur Buchhaltung wissen
In unserem Beitrag erfährst du, was ein Debitor ist und worin die Unterschiede zwischen Debitoren und Kreditoren bestehen. Zudem informieren wir dich über die Debitorenbuchhaltung sowie darüber, was ein gutes Debitorenmanagement ausmacht.
Was ist ein Debitor?
Der Begriff dem Debitor bedeutet übersetzt nichts anderes als Schuldner. Es handelt sich dabei um einen Kunden, der eine aus seiner Sicht noch offene Rechnung begleichen muss. Aus dieser Konstruktion heraus führt dies in der Praxis dazu, dass es sich bei einem Debitoren in der überwiegenden Mehrheit um einen Kunden handelt.
Was sind Debitoren?
Die Bezeichnungen Debitor und Debitoren stehen eng in Verbindung miteinander. Während der Debitor der Schuldner ist, werden die Forderungen des Gläubigers als Debitoren bezeichnet. Technisch führt dies dazu, dass das Debitorenkonto stets ein Guthaben gegenüber dem Schuldner aufweist. Eindeutig zuordnen können Unternehmen die Forderungen einem bestimmten Schuldner durch die Debitorennummer. Diese stellt eine Art Kundennummer dar.
Worin besteht der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren?
Debitoren und Kreditoren: Nicht selten werden diese zwei Begriffe im engen Zusammenhang verwendet. Im Rahmen der Buchhaltung wird zwischen Debitoren und Kreditoren unterschieden.
Bei Debitoren weist das entsprechende Konto gegenüber dem Schuldner ein Guthaben auf. Oftmals handelt es sich dabei um Ansprüche gegenüber Endkunden. Diese Forderungen resultieren für gewöhnlich aus Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen.
Bei Kreditoren weist das entsprechende Konto gegenüber einer Person oder einem Unternehmen hingegen Schulden aus. In der Praxis resultieren diese normalerweise aus Verbindlichkeiten, die gegenüber Lieferanten bestehen. Während das Konto Debitoren bilanztechnisch zu den Aktiva zählt, fällt das Konto Kreditoren unter die Passiva.
Was ist die Debitorenbuchhaltung?
Im Rahmen der Debitorenbuchhaltung besteht die Aufgabe von Unternehmen darin, sämtliche Forderungen gegenüber Endkunden oder sonstige Schulden korrekt zu erfassen und damit zu verbuchen. Die entsprechenden Zahlen und Daten werden unter anderem vom Finanzamt verlangt, um eine richtige Buchhaltung und letztendliche Versteuerung von Gewinnen nachweisen zu können.
Die Debitorenbuchhaltung ist für Unternehmen insbesondere deshalb so wichtig, weil offene Forderungen erfasst werden. Das Unternehmen ist somit darüber informiert, welche Gelder ihm noch zufließen müssen. Die Firma kann daher zum Beispiel durch das Mahn- und Inkassowesen dafür sorgen, dass keine größeren Liquiditätsengpässe entstehen.
Einbuchung und Ausbuchung von Forderungen
Zur Debitorenbuchhaltung gehört insbesondere das Einbuchen und spätere Ausbuchen von den Forderungen. Beim Einbuchen geht es in erster Linie darum, die entsprechende Rechnung (an den Endkunden) zu verbuchen. In der Regel passiert dieser Vorgang automatisch durch die entsprechende Buchhaltungssoftware.
Das Ausbuchen der Forderungen muss geschehen, wenn die entsprechende Zahlung eingegangen ist. Nachdem der Schuldner die Rechnung beglichen hat, muss die bis dato offene Forderung ausgebucht werden. Komfortabel ist dies wiederum mittels eines Buchhaltungsprogramms. Dort findet ein automatischer Abgleich der Kontoumsätze mit offenen Rechnungen statt, sodass die Ausbuchung automatisch erfolgt.
Die entsprechende Verbuchung findet auf den Debitorenkonten statt. Dabei handelt es sich um Buchhaltungskonten, auf denen Forderungen aufgezeichnet werden. Diese stammen aus Lieferungen und Leistungen. Debitorenkonten beinhalten stets ein Guthaben des Unternehmens gegenüber seinen Kunden.
Buchhaltungssoftware
Die Debitorenbuchhaltung erfolgt in aller Regel mittels einer Buchhaltungssoftware. Diese übernimmt Buchungen automatisch und ist eine erhebliche Arbeitserleichterung im Gegensatz zum manuellen Verbuchen von offenen und erledigten Forderungen. So übernimmt die Buchhaltungssoftware insbesondere die folgenden Aufgaben:
- Erfassen und Verwalten von Rechnungen
- Überwachung offener Forderungen (Debitoren) und deren Verbuchung
- Ausbuchen von den Forderungen bei Rechnungseingang
- Erfassen und Verbuchen der Kreditoren
Was zeichnet gutes Debitorenmanagement aus?
Das Debitorenmanagement wird häufig als Forderungsmanagement bezeichnet. Ein gutes Debitorenmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass im Rahmen der Buchhaltung Zahlungseingänge überwacht werden. Dies beinhaltet vor allem die Feststellung, ob Rechnungen pünktlich bezahlt und Zahlungsziele eingehalten wurden.
Ein wichtiger Teil des Debitorenmanagements sind die Bereiche Mahnwesen und Inkasso. Ist eine Forderung über das eigentliche Zahlungsziel hinaus noch offen, findet beispielsweise im Rahmen der Buchhaltungssoftware das automatische Versenden einer Mahnung statt. Sollten die Mahnungen erfolglos bleiben, wird der Inkasso-Weg beschritten. Das Debitorenmanagement hat an dieser Stelle zum Ziel, dass die offenen Forderungen möglichst schnell eingebracht werden.
Überwachung der Kundenbuchhaltung
Von besonderer Bedeutung ist die Überwachung der Kundenbuchhaltung. Sollten zu viele Forderungen über das vereinbarte Zahlungsziel hinaus offen bleiben, kann dies zu Engpässen in der Liquidität im Unternehmen führen. Im schlimmsten Fall resultiert daraus sogar eine Insolvenz. Aus dem Grund ist die Überwachung der Kundenbuchhaltung von elementarer Bedeutung für jedes Unternehmen.
Fazit zu Debitor und Debitoren
Der Debitor ist für ein Unternehmen der Schuldner und die Debitoren sind dementsprechend die Forderungen gegenüber dieser Partei. Die Erfassung und Verbuchung ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Dies hat nicht nur buchhaltungs- und bilanztechnische Gründe, sondern dient vor allem dem Vermeiden von Liquiditätsengpässen.
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