Kleinunternehmerregelung – darauf musst du achten!

Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmen zu der Kleinunternehmerregelung wechseln oder aber sie gleich von Anfang an bei Unternehmensgründung beantragen. Die Kleinunternehmerregelung hat verschiedene Vorteile, doch auch Nachteile. Nachfolgend erläutern wir dir, wann die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist und welche Vor- und Nachteile mit ihr einhergehen.
Beratungsgespräch zwischen einem Steuerberater und einem Kleinunternehmer

Kleinunternehmerregelung – was ist das?

Um es kleineren Unternehmen auf dem Markt zu erleichtern, hat der Gesetzgeber die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) eingeführt. Damit soll den Unternehmen bei der Ausübung des Geschäfts eine bürokratische Erleichterung gewährt werden. Einer der Vorteile ist, dass solche Unternehmen an das Finanzamt keine monatliche Umsatzsteuer abführen müssen.

Dadurch entfällt auch die Pflicht zur monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung – sie wird ersetzt von der Jahres-Umsatzsteuererklärung. Aus steuerlicher Sicht zählen zu den Kleinunternehmern:

Genau genommen können die Kleinunternehmerregelung all diejenigen Unternehmen beantragen, die im Jahr der Gründung voraussichtlich einen Gesamtumsatz erwirtschaften, der nicht höher als 17.500 € ist.

Im laufenden Kalenderjahr gibt es eine weitere Grenze: dann darf der Umsatz 50.000 € im Jahr nicht übersteigen.

Tipp:
Der Gesamtumsatz in Höhe von 17.500 € bezieht sich auf ein volles Kalenderjahr. Wenn du mit deiner Selbstständigkeit mitten im Jahr startest, musst du den voraussichtlichen Umsatz anteilig berechnen.

Wann musst du die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Wenn du ein Unternehmen gründest, musst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. In diesem Fragebogen gibt es auch einen Absatz mit Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer. Unter Punkt 7.3 gibt es eine Frage zur Kleinunternehmerregelung.

Hier musst du angeben, ob du die Kleinunternehmerregelung wählen möchtest. Dies ist nur dann möglich, wenn dein Umsatz vermutlich die Grenze von 17.500 € nicht überschreiten wird.

Du kannst wahlweise die Kleinunternehmerregelung in diesem Fall wählen, aber auch optional auf die Kleinunternehmerregelung trotz Einhaltung der Grenze verzichten. Doch aufgepasst: Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, bist du die nächsten fünf Kalenderjahre dazu verpflichtet, monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben.

Überschreitest du die Umsatzgrenze, besteht die Wahlmöglichkeit zur Kleinunternehmerregelung für dich nicht. Beachte, dass im nächsten Kalenderjahr dein Jahresumsatz die 50.000 € Grenze nicht überschreiten darf!

Wer kann und darf die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Die Kleinunternehmerregelung darfst du nur dann wählen, wenn im Gründungsjahr dein Jahresumsatz nicht mehr als 17.500 € beträgt. Im Folgejahr nach der Gründung gibt es eine weitere Grenze: auch hier darf der Umsatz nicht mehr als 15.000 € betragen.

Mit der Bezeichnung Kleingewerbe wird übrigens keine Rechtsform bezeichnet, es handelt sich hierbei auch um keine amtliche Bezeichnung. Die Kleinunternehmerregelung beschreibt, dass die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs nicht anzuwenden sind. Damit bist du im Sinne des Handelsgesetzbuches kein Kaufmann und kannst von einigen Erleichterungen profitieren.

Du hast die freie Wahl, wenn du die Umsatzgrenzen einhalten kannst. Das bedeutet, du kannst die Kleinunternehmerregelung nutzen, bist aber nicht dazu verpflichtet. Du kannst auch ganz normal Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und abführen.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Nutzung der Kleinunternehmerregelung lohnt sich dann, wenn der Verzicht auf den Ausweis der Umsatzsteuer für das Unternehmen Vorteile hat. Denn trotz Kleinunternehmerregelung fallen die üblichen Steuern an, wie beispielsweise die Einkommensteuer und die Kapitalertragssteuer. Eine Ausnahme bildet lediglich die Umsatzsteuer.

Ein Unternehmen, das die Kleinunternehmerregelung anwendet, muss auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Somit handelt es sich hierbei weniger um einen finanziellen Vorteil, sondern eher um einen bürokratischen, denn du erhältst vom Kunden keinen Umsatzsteuerbetrag, den du über die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abführen musst.

Ob sich nun speziell für dich die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung lohnt, hängt ganz alleine von deinen Kunden ab. Geschäftskunden ist es normalerweise egal, ob sie Vorsteuer zahlen oder nicht. Denn sie holen sich die Vorsteuer vom Finanzamt wieder.

Sind deine Kunden allerdings überwiegend Privatkunden, dann lohnt sich die Umsatzsteuerregelung deshalb, weil ein privater Kunde sich die Vorsteuer nicht vom Finanzamt wiederholen kann.

Du selber kannst allerdings auch nicht im Gegenzug die Vorsteuer mit deiner Umsatzsteuer verrechnen, die du zum Beispiel für den Kauf von Betriebs- und Geschäftsausstattung oder andere Dinge gezahlt hast.

Achtung:
Deine Lieferungen und Leistungen sind nicht steuerfrei! Du musst bei der Kleinunternehmerregelung lediglich die Umsatzsteuer nicht auf deinen Rechnungen ausweisen!

Welche Sonderfälle bezüglich der Kleinunternehmerregelung gibt es?

Der Status der Kleinunternehmerregelung ist an die Person des Unternehmens geknüpft und nicht an das Unternehmen selber. Für dich bedeutet das, dass die Umsatzgrenze auch einzuhalten ist, wenn du mehrere selbstständige Tätigkeiten ausübst oder mehrere Betriebe führst. In diesem Fall werden die Einnahmen aus sämtlichen Betrieben zusammengerechnet und dürfen die Grenzen nicht überschreiten!

Dabei ist zu beachten, dass es bei Lieferungen und sonstigen Leistungen gemäß § 4 Nr. 11 bis 28 UStG einige Steuerbefreiungen gibt. Dazu gehören:

  • Ärztliche Heilbehandlungen
  • Vermietung und Verpachtung von Grundstücken,
  • Leistungen selbstständiger Lehrkräfte an allgemeinbildenden oder berufsbildenden Schulen
  • Angebote von allgemeinbildenden oder berufsbildenden Schulen
  • Umsätze von Maklern der Versicherungen oder Bausparkassen

Umgekehrt bedeutet dies, dass zum Beispiel ein Zahnarzt, der einen Jahresumsatz im sechsstelligen Bereich hat, durchaus auch für ein Nebengewerbe die Kleinunternehmerregelung beantragen kann.

Welchen Einfluss hat die Kleinunternehmerregelung auf die Buchhaltung?

Ein großer Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist die Tatsache, dass du von einer vereinfachten Buchführung profitierst, da du keine Vorsteuer- oder Umsatzsteuerbeträge extra ausweisen musst. Auch die monatlich fällige Umsatzsteuervoranmeldung fällt für dich weg. Welche Buchführung du tätigen musst, hängt von der Rechtsform deines Unternehmens ab. Dabei gilt:

  • Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR sowie Land- und Forstwirte: Einnahmenüberschussrechnung
  • Kapitalgesellschaften und OHG: doppelte Buchführung und Pflicht zur Bilanzierung

Als Kleinunternehmer musst du einmal im Jahr die Jahres-Umsatzsteuererklärung ausfüllen. Allerdings ist der Aufwand hierfür nur gering. Die Umsatzsteuererklärung wird in der Regel zusammen mit den weiteren Steuererklärungen erledigt.

Was passiert bei Überschreiten der Umsatzgrenzen?

Bei der Umsatzgrenze im Geschäftsjahr nach der Gründung gilt, dass es auf eine Prognose ankommt, die du nach dem Gründungsjahr am Anfang des Folgejahres stellen musst. Gehst du davon aus, dass dein Umsatz in diesem Jahr die Grenze von 50.000 € nicht überschreiten wird, dann gilt die Kleinunternehmerregelung für dieses Jahr. Dies ist selbst dann der Fall, wenn du tatsächlich einen höheren Umsatz erwirtschaftet hast.

Stellst du bereits im Gründungsjahr fest, dass du die Umsatzgrenze von 17.500 € überschreiten wirst, musst du mit Beginn des kommenden Geschäftsjahres deine Rechnungen mit Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Rahmen bist du auch ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen und die Steuer an das Finanzamt abzuführen.

Warum darfst du keine Vorsteuer abziehen?

Da du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst, darfst du im Gegenzug auch keine Vorsteuer von gekauften Gegenständen verrechnen. Du musst natürlich die Vorsteuer an den Rechnungsaussteller zahlen, kannst diese aber nicht beim Finanzamt geltend machen.

Wie auf Kleinunternehmerregelung wechseln?

Um von der Regelbesteuerung auf die Kleinunternehmerregelung wechseln zu können, musst du eine formlose Mitteilung an das Finanzamt schreiben. Du kannst generell nur mit Beginn eines Kalenderjahres wechseln. Theoretisch kannst du dir auch Zeit lassen und rückwirkend eine Entscheidung treffen bis zum Zeitpunkt der Unanfechtbarkeit des Umsatzsteuerbescheids. Allerdings ist dies mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden, da du rückwirkend deine Rechnungen korrigieren musst.

Möglich ist dies nur, wenn du die folgenden Voraussetzungen erfüllst:

  1. Dein umsatzsteuerpflichtiger Umsatz des Vorjahres inklusive der Umsatzsteuer beträgt nicht mehr als 17.500 €.
  2. Der Gesamtumsatz im laufenden Geschäftsjahr überschreitet die Grenze von 50.000 € inklusive der Umsatzsteuer nicht.

Hast du dich allerdings bei der Unternehmensgründung freiwillig für die Regelbesteuerung entschieden, bist du fünf Jahre an diese gebunden. Das bedeutet, dass du in dieser Zeit verpflichtet bist, auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer auszuweisen und diese an das Finanzamt abzuführen. Das ist auch dann der Fall, wenn dein Umsatz unterhalb der Grenzen für die Kleinunternehmerregelung liegt.

Wann Kleinunternehmerregelung ablehnen?

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann sich aber auch durchaus lohnen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn du höhere Investitionskosten hast und mit dem Vorsteuerabzug diese Kosten reduzieren kannst.

Ein weiterer Grund für den Verzicht kann sein, dass sich deine Kundschaft überwiegend aus anderen Kleinunternehmen oder Privatleuten zusammensetzt. Denn diese können die gezahlte Vorsteuer nicht geltend machen und müssen sie aus eigener Tasche zahlen.

Zusammenfassung: Vor- und Nachteile Kleinunternehmerregelung

Ob du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheidest oder nicht, bleibt dir selber überlassen. Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir nachfolgend die wichtigsten Vor- und Nachteile in einem Überblick zusammengestellt:

Vorteile Kleinunternehmerregelung:

  • Der Verwaltungsaufwand ist deutlich geringer. Du musst bei der Buchführung nicht zwischen netto und brutto unterscheiden, sondern buchst ganz einfach die Werte, die du gezahlt hast.
  • Bei deinen Ausgangsrechnungen musst du die Mehrwertsteuer nicht ausweisen und buchst daher ebenfalls auch nur einen einzigen Betrag.
  • Bei der Jahres-Umsatzsteuererklärung musst du in der Regel nur zwei Werte eintragen: deinen Jahresumsatz und den Umsatz des Vorjahres.
  • Besonders, wenn du viele Privatkunden hast oder andere Kleinunternehmen, bist du für sie günstiger als ein Wettbewerber, der die Regelbesteuerung verwendet. Denn er muss auf seine Leistungen noch einmal 19 % Umsatzsteuer aufschlagen.
  • Abhängig von deiner Rechtsform kannst du die vereinfachte Buchführung in Form der Einnahmenüberschussrechnung nutzen.

Nachteile Kleinunternehmerregelung:

  • Entwickelt sich dein Unternehmen besser als gedacht, musst du zu der Regelbesteuerung wechseln. Hast du allerdings deinen Kundenstamm aufgrund des Verzichts der Umsatzsteuer gewonnen, kann es schwer sein, diese indirekte Preiserhöhung an deine Kunden durchzusetzen. In diesem Fall musst du mit einem Einbruch der Gewinne rechnen.
  • Durch die fehlende Berechtigung zum Vorsteuerabzug erhöhst du deine Betriebsausgaben. Vor allem in der Startphase kann dies negativ sein, da hier oftmals höhere Investitionen erforderlich sind.
  • Hast du viele Firmenkunden, dann kann dies, wenn auch nicht gerechtfertigt, zu einem Verlust deines Images führen. Denn bei manchen Unternehmen macht der Verzicht auf eine Umsatzsteuerberechnung einen negativen Eindruck. Sie denken, dass du kein Profi bist und dein Unternehmen nur nebenbei führst.

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung hat Vor- und Nachteile, die allerdings nicht auf jedes Unternehmen zutreffend sind. Überlege dir daher im Vorfeld genau, ob du die Regelbesteuerung oder die Kleinunternehmerregelung wählst.

Am besten besprichst du dies mit deinem Steuerberater. Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich zum Beispiel nicht, wenn du am Anfang größere Investitionen hast. Sinnvoll ist sie hingegen, wenn sich dein Kundenstamm überwiegend aus Privatleuten und anderen Kleinunternehmen zusammensetzt.

 

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