Deine Steuererklärung als Selbstständiger – Abenteuer Steuer?

Du machst dich selbstständig? Jetzt kommt etwas mehr auf dich zu, als du bisher gewohnt warst. Nicht nur an Arbeit, sondern auch an Steuer-Formalitäten.
Selbstständige bei der Steuererklärung

Was man von dir verlangt? Keinen Lohn- oder Einkommensteuer-Jahresausgleich, sondern eine unternehmerische Steuererklärung. Du bekommst vom Staat nichts abgezogen, du erhältst kein Netto von einem Brutto: Du zahlst selbst an den Fiskus.

Und du musst weitaus mehr Formulare ausfüllen als bisher. Du reichst eine Einkommens- oder Körperschafts-Steuererklärung samt Umsatzsteuererklärung ein. Gegebenenfalls auch eine Gewerbesteuererklärung. Du erhältst rund vier Wochen später einen Steuerbescheid vom Finanzamt – und eine Zahlungsaufforderung.

Die Steuererklärung für Selbstständige: Was ist zu zahlen?

Als Angestellter hast du neben der Sozialversicherung nur die Lohnsteuer samt Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer abgezogen bekommen.

Was zahlst du als Unternehmer?

  • Die Einkommensteuer oder Körperschaftssteuer
  • Die Umsatzsteuer
  • Gegebenenfalls die Gewerbesteuer

Handelt es sich bei deinem Unternehmen um eine Personengesellschaft – zum Beispiel als Einzelunternehmen, als GbR, OHG oder KG? Dann zahlst du als Unternehmer eine Einkommenssteuer auf die Einkünfte aus deiner selbstständigen Tätigkeit. Das heißt, auf die Einnahmen abzüglich aller Kosten.

Hinzu kommt die Umsatzsteuererklärung. Du führst deine vereinnahmten Umsatzsteuern aus deinen Rechnungen ans Finanzamt ab. Allerdings nicht vollständig: Du ziehst die Mehrwertsteuer-Beträge – die sogenannten Vorsteuern – deiner Kostenrechnungen ab. Man nennt dies den Vorsteuerabzug.

Gründest du eine Kapitalgesellschaft? Zu den Kapitalgesellschaften zählen unter anderem AG, GmbH und UG (haftungsbeschränkt). Dann zahlt dein Unternehmen statt einer Einkommenssteuer eine Körperschaftssteuer.

Für diese Steuer gilt im Prinzip das Gleiche: Du versteuerst deine Einkünfte abzüglich aller Betriebsausgaben und Aufwendungen. Auch die Umsatzsteuererklärung läuft prinzipiell nach den gleichen Regeln ab.

Wer zahlt Gewerbesteuer?

Die Gewerbesteuer zahlt jeder Unternehmer, der unter die Gewerbeordnung fällt. Ausgenommen hiervon sind Freiberufler. Die Gewerbesteuer wird von der Stadt oder Gemeinde erhoben, in der dein Unternehmen seinen Sitz hat.

Die Berechnung ist kompliziert:
Als Grundlage gilt der Gewerbeertrag deines Geschäftsjahres. Davon ziehst du einen Freibetrag in Höhe von 24.500 Euro ab. Vom Restbetrag setzt du 3,5 Prozent an. Wie hoch die Gewerbesteuer jedoch tatsächlich ausfällt, hängt vom sogenannten Hebesatz deiner Kommune ab. Er kann zwischen 200 und 900 Prozent liegen.

Wie sieht es bei Kleinunternehmern, Freiberuflern und nebenberuflich Selbstständigen aus?

Bist du Freiberufler – also beispielsweise Arzt, Anwalt, Heilpraktiker, Künstler, Journalist, Schriftsteller, Pädagoge oder Unternehmensberater? Dann zahlst du eine Einkommensteuer wie eine Personengesellschaft.

Ebenso gibst du eine Umsatzsteuererklärung ab und zahlst die Überschüsse. Als Freiberufler fällst du jedoch nicht unter die Gewerbeordnung. Daher entfällt im Allgemeinen auch die Gewerbesteuerpflicht.

Als Freiberufler, Einzelunternehmer oder Teilzeit-Selbstständiger kannst du beim Finanzamt die sogenannte Kleinunternehmerregelung beantragen. Sie gilt, wenn deine Erlöse vor Steuern im ersten Kalenderjahr deiner Gründung unter 17.500 Euro und im zweiten Jahr unter 50.000 Euro bleiben.

Mit der Kleinunternehmerregelung gilt:

  • Du musst auf deinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen und kannst zu Nettopreisen abrechnen
  • Du musst keine Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung abgeben
  • Du kannst auch zu reinen Nettopreisen Waren und Betriebsmittel einkaufen (ohne Mehrwertsteuer)
  • Du kannst allerdings keinen Vorsteuerabzug geltend machen

Steuererklärung für Selbstständige richtig vorbereiten

Du sammelst zunächst mal alle Ausgangsrechnungen. Das heißt, du heftest sie in einem Ordner nach Nummern sortiert ab oder speicherst sie digital. Um die Übersicht zu behalten und am Ende die Summen zu addieren, führst du eine Liste, zum Beispiel im Format Excel.

Am besten erstellst du eine Tabelle für jeden Monat oder jedes Quartal und führst jede Rechnung getrennt nach Netto- und Mehrwertsteuerbeträgen auf. Das erleichtert sowohl die Steuererklärung als auch die Umsatzsteuererklärung.

Daneben sammelst du alle Belege deiner Eingangs- bzw. Kostenrechnungen wie Wareneingänge, Betriebsmittel, Telekommunikationskosten, Reisekosten etc. Auch hier empfiehlt es sich, jede Ausgabe samt Netto-, Steuer- und Bruttobeträgen aufzulisten.

Achtung: Für die meisten Waren und Dienstleistungen gelten 19 Prozent Mehrwertsteuer. Daneben gibt es verringerte Sätze, zum Beispiel sieben Prozent auf Taxikosten, öffentliche Verkehrsmittel, Hotelübernachtungen oder manche Lebensmittel.

Bei Hotelübernachtungen musst du also trennen: sieben Prozent für das Zimmer, 19 Prozent für das Frühstück.

Dokumentiere ebenso deine Aufwendungen wie Mitarbeitergehälter, Mieten, Versicherungen, Kreditzinsen oder Tilgungen. Sie schmälern deinen Gewinn.

Alle Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gehälter und Verträge für Aufwendungen müssen bei Aufforderung ans Finanzamt eingereicht werden. Für Belege gilt eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren – für den Fall einer Steuerprüfung!

Steuererklärung als Selbstständiger – so geht’s

Als Unternehmer einer Personengesellschaft überträgst du deine Einnahmen und Ausgaben ins Finanzamt-Formular „Anlage EÜR“ für Einnahmeüberschussrechnung.

Führst du eine Kapitalgesellschaft? Oder liegt dein Jahresumsatz über 500.000 Euro oder der Gewinn über 50.000 Euro? Dann erstellst du eine Gewinn- und Verlustrechnung mittels der „Anlage GuV“. Außerdem bist du verpflichtet, einen Jahresabschluss oder (bei einer AG) eine Bilanz zu erstellen.

Was bleibt nach Abzug des jährlichen Steuerfreibetrages übrig? Deine Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Du trägst sie ins Finanzamt-Formular „Anlage S“ ein.

Zusammen mit der Einkommens- oder Körperschafts-Steuererklärung gibst du auch die Umsatzsteuererklärung ab. Dazu muss der Mantelbogen mit den wesentlichen Daten zu deinem Unternehmen ausgefüllt werden.

Bis du gewerbesteuerpflichtig? Reiche ebenfalls deine Gewerbesteuererklärung ein.

Was kannst du absetzen?

Grundsätzlich kannst du alles absetzen, was du für deinen Betrieb benötigst und was das Finanzamt akzeptiert. Denn die Kosten mindern deinen Betriebsgewinn – und damit deine Steuersumme.

Beispiele „Was kann man als Selbstständiger absetzen?“

  • Abschreibungen von Investitionsgütern, z.B. Anlagen, Geräten, Maschinen
  • Betriebsausgaben wie Wareneingänge, Lieferanten-Rechnungen, Telekommunikationskosten, Geschäftsreisekosten, Bewirtung, Werbemaßnahmen, Löhne, Gehälter oder Werbung
  • Kosten für Firmenwagen
  • Kosten für Arbeitsmittel wie Büromaterial, Software, Werkzeug oder Arbeitskleidung
  • Aufwendungen wie Versicherungen oder Mieten (Arbeitszimmer nur zum Teil)

 

Ein Tipp: Was sich in deinem Fall alles absetzen lässt und was das Finanzamt akzeptiert – ob vollständig oder teilweise – weiß dein Steuerberater.

Wie gehst du bei der Umsatzsteuererklärung vor?

Das Finanzamt benötigt regelmäßige Geldflüsse der Steuerzahler. Nicht nur einmal im Jahr. Deswegen musst du auch als Unternehmer Vorauszahlungen leisten. Das Finanzamt fordert dich auf, dies vierteljährlich oder monatlich zu tun – je nach Höhe der Beträge deiner letzten Steuerfestsetzung.

Die Vorauszahlungen

Zunächst einmal erstellst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Bei der Umsatzsteuervoranmeldung kommt deine Excel-Tabelle zum Zug. Du addierst alle Netto-Rechnungssummen des Monats oder Quartals.

Trage die Nettosumme an die entsprechende Stelle des elektronischen Finanzamt-Formulars „Umsatzsteuervoranmeldung“ ein. Das Formular ermittelt daraus die Umsatzsteuer-Summe, also voraussichtlich die 19 Prozent.

Auf einer weiteren Formular-Seite führst du die Summe aller Vorsteuerbeiträge ein: den sogenannten Vorsteuerabzug. Das Formular subtrahiert ihn. Die übrig bleibende Summe, genannt Zahllast, überweist du ans Finanzamt.

Zu den Vorauszahlungen deiner Einkommensteuer bzw. Körperschaftssteuer fordert das Finanzamt dich regelmäßig vor dem Fälligkeitsdatum auf. Die Summen betragen bei Abrechnung nach Quartal ein Viertel, bei monatlicher Abrechnung ein Zwölftel der letztjährigen Summe. Allerdings kannst du das Finanzamt zum Beispiel um Minderungen bitten, wenn das Geschäft schlechter läuft.

Die Jahressteuererklärung

Du reichst eine Jahreseinkommensteuererklärung oder Körperschaftssteuererklärung zusammen mit einer Jahresumsatzsteuererklärung ein. Idealerweise entsprechen die Zahlen denen der vier Voranmeldungen, addiert. Du kannst aber auch gegebenenfalls Korrekturen vornehmen.

Beachte unbedingt die Fristen! Nach einigen Wochen Bearbeitungszeit erhältst du die Steuerfestsetzung vom Amt. Sie enthält die zu entrichtende Summe, die natürlich deinen Eingaben entsprechen sollte, sowie das Fälligkeitsdatum.

Üblicherweise ist innerhalb vier Wochen zu zahlen.

Steuererklärung Selbstständige: Fristen

Es gelten folgende Fristen für die Steuererklärung:

  • Deine Jahreseinkommenssteuererklärung musst du bis zum 31.5. des Folgejahres abgeben.
  • Für die Umsatzsteuererklärung gilt der 31.7. als Frist. Es minimiert aber den Arbeitsaufwand, beides zusammen zu erledigen.
  • Übernimmt ein Steuerberater deine Steuererklärung, gilt der 31.12. des Folgejahres als letzter Termin.
Wichtig
Es können Fristverlängerungen beim Finanzamt beantragt werden.

Die Umsatzsteuervoranmeldungen sind bis zum 10. des Folgemonats abzugeben und zu zahlen. Die Einkommenssteuervorauszahlungen leistest du bis zum 10. des letzten Monats vor Ablauf.

Beispielsweise wirst du aufgefordert, die Vorauszahlung fürs erste Quartal bis zum 10. März zu überweisen. Bei verspäteten Zahlungen fordert das Finanzamt Säumniszuschläge.

Was gilt es zusätzlich zu beachten?

Papierkrieg adé: Die deutschen Finanzämter akzeptieren nur noch elektronische Steuererklärungen über das System Elster. Du musst dir also einen Elster-Account einrichten.

Erbringst du Leistungen für ausländische Kunden? Innerhalb der EU entfallen üblicherweise die Umsatzsteuern. Du gibst deine Auslandsumsätze in der sogenannten „Zusammenfassenden Meldung“ an – samt deiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der deines Kunden.

Steuererklärung Selbstständige: Steuerberater beauftragen?

Zeit ist Geld. Das gilt gerade für Unternehmer. Unternehmenssteuern sind komplex. Eine gute Steuerberatung hat sowohl die Technik als auch die Routine und kennt die jeweils aktuellsten Rechtskenntnisse und Ersparnis-Wege.

Kleinere Unternehmer geben häufig lediglich ihre Umsatzsteuervoranmeldungen ab. Die Jahressteuererklärung lassen sie durch Profis erstellen, um Zeit für ihr Kerngeschäft freizuhalten. Je nach Umfang liegen die Steuerberater-Rechnungen für eine Jahressteuererklärung im niedrigen vierstelligen Euro-Bereich.

Steuererklärung Selbstständige: 4 Tipps zum Schluss

Steuern sind ein Dschungel. Und die Steuererklärung für Selbstständige kann regelrecht „wuchern“. Sie an einen Steuerberater auszulagern, ist Tipp 1.

Tipp Nummer 2: Melde deine Selbstständigkeit sofort nach der Gewerbeanmeldung beim Finanzamt an. Das Finanzamt erteilt dir die Steuernummer, die du auf deinen Rechnungen angeben musst. Gib gleich nach dem ersten Geschäftsjahr deine erste Steuererklärung fristgerecht ab. Sonst kann schlimmstenfalls der Verdacht auf Steuerhinterziehung aufkommen.

Begeisterte Gründer stürzen sich gern leidenschaftlich auf ihr Kerngeschäft. Kleine Einkaufsbelege flattern schnell mal in den Schuhkarton. Daher Tipp 3: Hefte jeden noch so kleinen Beleg sauber in einen Ordner ab, damit er nicht verloren geht. Trage die Beträge gleich in deine Excel-Liste ein, dann musst du sie nicht erst stundenlang bei der Erstellung deiner Steuererklärung abtippen.

Tipp 4: Digitalisiere, wenn möglich, sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen. Viele Kunden wünschen sich heute bereits Rechnungen lieber in Formaten wie PDF und per Mail als auf Papier, da auch sie digitalisieren.

 

Bildquelle: pixabay.com / firmbee