Einkauf im Unternehmen: Alles, was du wissen musst

Die Abteilung Einkauf beschafft Güter und Dienstleistungen, die das Unternehmen für seinen Betrieb benötigt. Das können zum Beispiel Rohstoffe, Betriebsmittel, Werkstoffe oder Dienstleistungen sein. Dadurch wird der reibungslose Betriebsprozess sichergestellt bei einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis. Der folgende Ratgeber geht darauf ein, welche Strategien der Einkauf verfolgt und welche Aufgaben zu bewältigen sind.

Was ist der Einkauf im Unternehmen?

Mit dem Begriff Einkauf wird die Summe der erforderlichen operativen und strategischen Tätigkeiten bezeichnet. Dazu gehört die Beschaffung von:

  • Waren
  • Betriebsmitteln
  • Hilfsstoffe
  • Werkstoffen
  • Dienstleistungen
  • und vieles mehr

Ziel ist es, dass die Versorgung bei einem idealerweise optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis sichergestellt ist.

Das solltest du über den Einkauf wissen

Der Einkauf in einem Unternehmen wird in diese beiden Teilbereiche unterteilt:

  1. Operativer Einkauf: Dies ist die Administration des Einkaufs, zu ihr gehört unter anderem die Verhandlung von Preisen und Konditionen, die Ausschreibung von Bestellungen und deren Vergabe.
  2. Strategischer Einkauf: Darunter wird die analytische Planung verstanden, wie beispielsweise die Bewertung der Lieferanten, die Verhandlung von Konditionen und Preisen sowie die Koordination der jeweiligen Bereiche im Unternehmen.

Was machen EinkäuferInnen im Unternehmen?

Als Einkäufer musst du dich unter anderem um die Verwaltung der Lagerbestände, die Kontrolle der Wareneingänge oder die Ermittlung des Bedarfs an Rohstoffen und Materialien kümmern. Hierfür verwendest du Strategien und passt die Möglichkeiten an die jeweilige Marktsituation an.

Außerdem ermittelst du den besten Preis für das Produkt und kümmerst dich ebenfalls um die Finanzierung. Ein weiterer Bereich der Abteilung Einkauf im Unternehmen ist, dass du die Lieferanten möglichst langfristig an das Unternehmen bindest, um eine hohe Qualität zu gewährleisten. Nachdem du die Verträge abgeschlossen hast, musst du dich um die Lieferung kümmern und die Kommissionierer informieren.

Die typischen Aufgaben des Einkaufs sind:

  • Einholung von Angeboten
  • Bewertung der Angebote
  • Analyse der Spezifikationen
  • Auswertung von verschiedenen Kennzahlen
  • Verhandlungen der Konditionen
  • Erstellung der Verträge

 

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Warum ist der Einkauf so wichtig?

Die Abteilung Einkauf gehört in dem Unternehmen zu den wichtigsten überhaupt, denn wenn diese Abteilung richtig arbeitet, profitiert das Unternehmen von einem enormen Einsparpotenzial. Daher ist es sehr wichtig, dass der Einkauf auch mit dem richtigen Personal mit entsprechendem Know-how besetzt ist.

Gut zu wissen
Arbeitet der Einkauf gut, wird automatisch der Ertrag im Unternehmen gesteigert. Denn eine gute Einkaufsabteilung schafft es, für wenig Geld eine gute Qualität zu beschaffen.

Was ist der strategische Einkauf?

Der strategische Einkauf geht über den reinen Kauf sowie die Bezahlung hinaus. Denn mit diesem Begriff wird nicht nur der komplette Beschaffungsprozess beschrieben, sondern auch die Erfassung der Daten, die Analyse der Ausgaben, Preisverhandlungen, Abschlüsse von Verträgen und die Marktforschung.

Das Ziel ist es, die Rentabilität zu steigern, indem ein zentrales und integriertes System verwendet wird. Außerdem kann der Einkaufsprozess auch an die jeweiligen spezifischen Anforderungen der Kunden ausgerichtet werden.

Die Instrumente des Einkaufs

Dem Einkauf stehen für die Erfüllung dieser Aufgaben einige Instrumente zur Verfügung. Welche davon zum Einsatz kommen, hängt von dem individuellen Unternehmen und seiner Beziehung zu den Lieferanten und Kunden ab. Der Einkauf wird geleitet von dem Angebot und der Nachfrage. Dabei werden die folgenden Instrumente verwendet:

  • Verwendung von unterschiedlichen Auftragsvergabe-Methoden, wie beispielsweise Konzept-Wettbewerbe oder Auktionen
  • Analyse der Kosten
  • Regressionsanalyse mit Hilfe der Preise und Kaufnebenkosten
  • Linear Performance Pricing (LPP)
  • Auswertung diverser Kennzahlen
  • Spezifikations-Analysen und -anpassungen
  • Berücksichtigung des Total Cost of Ownerships
  • Risikomanagement
  • Bildung von Einkaufsgemeinschaften
  • Partnerschaften mit Lieferanten
  • Wertanalyse
  • Kostenplanung
  • ABC-Analyse
  • XYZ-Analyse
  • und weitere Instrumente

Die verschiedenen Einkaufsstrategien

Für den Einkauf gibt es verschiedene Strategien, die angewendet werden, um die beste Profitabilität zu erzielen. Diese geben Hilfestellungen bei der Orientierung und Ausrichtung einer Einkaufsstrategie für eine bestimmte Warengruppe.

Die vier Leitstrategien des Einkaufs

Kraljic hat vier Leitstrategien für den Einkauf entwickelt, die sich durch interne und externe Einflüsse verändern können und daher vom Einkauf aktiv genutzt werden:

1. Partnerschaft und SRM

Bei dieser Strategie musst du den Markt kontinuierlich beobachten und bewerten, denn sie ist mittelfristig angelegt. Das bedeutet, dass du auch die technische Entwicklung des Marktes bewertest und Alternativen schaffst. Mit stabilen Beziehungen zu den Lieferanten und einer bestmöglichen Zusammenarbeit wird das Unternehmensrisiko minimiert und der Profit maximiert.

2. Beschaffung sichern und Nachfrage anpassen

Mit dieser Strategie gewährleistest du die Versorgung und strebst eine mittelfristige Beziehung zwischen den Lieferanten und den Kunden an. Dabei liegt der Schwerpunkt allerdings weniger auf den Kosten. Durch Veränderungen deiner eigenen Nachfrage solltest du Alternativen schaffen und so das Beschaffungsrisiko minimieren.

3. Demand Management und Prozess-Effizienz

Sind die benötigten Materialien nicht so kritisch, kannst du den Beschaffungsprozess maximieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren, indem du den Einkauf an lokale Manager delegierst oder Kataloge oder ähnliches verwendest.

4. Wettbewerb effizient nutzen

Handelt es sich um ein Produkt mit sehr guter Auswahl, kannst du aus der Fülle der Angebote wählen und den Konkurrenzdruck für eine effiziente Verhandlung nutzen.

Was bedeutet Einkauf auf Ziel?

Ein Kauf auf Ziel bedeutet, dass du nach dem Ablauf einer vorgegebenen Frist die Ware zahlen musst. Häufig wird auch eine zweite Frist, die kürzer ist, auf der Rechnung angegeben, bei der du bei Einhaltung Skonto oder andere Vergünstigungen erhältst.

Einkauf: Typische Aufgaben

Dem Einkauf unterliegen verschiedene Aufgabenbereiche, die alle dazu dienen, um das Unternehmen bestmöglich nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu versorgen. Zu den Aufgaben gehören:

  • Bestimmung des Bedarfs
  • Ermittlung eines angemessenen Lieferanten
  • Vergleich der Konditionen
  • Aushandlung der Preise
  • Festlegen der Bestellung
  • Auftragserteilung
  • Annahme der Lieferung
  • Prüfung der eingehenden Ware
  • Veranlassung der Zahlung der Rechnung

Die Lieferantenauswahl

Zu den Hauptaufgaben der Abteilung Einkauf in einem Unternehmen gehört es, den Lieferanten auszuwählen, indem du Preisvorteile ausnutzt und damit die Ware zum bestmöglichen Preis-Leistungs-Verhältnis bekommst. Viele Unternehmen machen den Fehler und verlassen sich auf ein- und denselben Lieferanten. Trotzdem ist es angebracht, öfters einmal Preise einzuholen und zu vergleichen.

In einigen Fällen lohnt es sich, mit einem Rahmenvertrag einen bestimmten Lieferanten an sich zu binden. Denn mit entsprechendem Verhandlungsgeschick kannst du dir weitere Preisvorteile sichern.

Ausschreibungen & Anfragen

Mit Ausschreibungen und Anfragen forderst du einen Lieferanten auf, dir für ein Produkt oder eine Dienstleistung einen Preis anzugeben. Dies kann elektronisch oder in schriftlicher Form erfolgen. Von einer Ausschreibung spricht man, wenn besonders komplexe und umfangreiche Leistungen beschafft werden – die Ausschreibung wird häufig von öffentlichen Stellen vergeben, wie zum Beispiel von Gemeinden und Städten.

Eine Anfrage hingegen bezieht sich in der Regel auf bestimmte Produkte oder Dienstleistungen. Die Anfrage dient dazu, um Empfehlungen, Angebote und Informationen zu den Kosten zu erhalten. Daher muss sie bestimmte Dinge enthalten, wie zum Beispiel eine genaue Spezifikation des gesuchten Produkts.

Angebote analysieren

Nachdem die Angebote eingegangen sind, musst du sie auswerten. Es kann sein, dass manche Anbieter extrem niedrige oder extrem hohe Preise offerieren, der Grund dafür liegt häufig daran, dass nicht alle Angaben in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sind.

In diesem Fall solltest du noch einmal nachfragen. Außerdem sollte nicht nur der Preis entscheidend sein, sondern du musst die Angebote auch aus qualitativer Sicht hin bewerten.

Einkauf optimieren – so geht’s

Du kannst den Einkaufsprozess optimieren, indem du ihn digitalisierst. Dadurch kannst du nicht nur Kosten sparen, sondern du kannst Fehler vermeiden und die einzelnen Lieferanten mit ihren Produkten besser vergleichen.

Durch eine elektronische Verknüpfung zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten wird der Einkauf mit seinen Routineaufgaben entlastet und der Aufwand für die Ausstellung von Papierrechnungen entfällt.

Analysieren, auswählen, verhandeln und implementieren

Wenn du im Einkauf Preise verhandeln möchtest, musst du dich entsprechend vorbereiten. Daher ist ein analytischer Prozess essenzielle Voraussetzung. Nachdem du den Lieferanten klassifiziert hast, wählst du ihn aus und gehst in die Preisverhandlung.

Für die Preisverhandlung gibt es verschiedene Ansätze, wie zum Beispiel der Konfrontations-Ansatz oder der Win-Win-Ansatz. Bei der Preisverhandlung konzentrierst du dich ausschließlich auf die Lieferanten, die dir wichtig sind. Durch die Standardisierung von Einkaufsprozessen und die Einführung eines Kennzahlensystems erhältst du einen besseren Überblick über alle Aktivitäten und es ist eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses gewährleistet, wenn du diese Kennzahlen implementierst.

Nachhaltiger Einkauf: Mehr als nur Trend

Nachhaltigkeit ist kein Trend und auch nicht neu, denn schon seit langer Zeit fordern auch die Kunden die Unternehmen dazu auf, nachhaltig zu wirtschaften. Der Einkauf in einem Unternehmen kann hierzu einen wichtigen Beitrag leisten. Im Einkauf gibt es drei verschiedene Nachhaltigkeitsdimensionen:

  1. ökologische Dimension
  2. soziale Dimension
  3. ökonomische und wirtschaftliche Dimension

Alle drei Dimensionen müssen im Einkauf berücksichtigt werden.

Fazit: Ein effizienter Einkauf spart dem Unternehmen Kosten

Der Einkauf beschafft alle Produkte und Dienstleistungen, die ein Unternehmen für seinen reibungslosen Geschäftsablauf benötigt. Dabei gehört diese Abteilung in den Unternehmen zu den wichtigsten Abteilungen überhaupt. Denn findet der Einkauf effizient statt, dann werden auch Kosten gespart.

 

Bildquelle: Unsplash.com / Sebastian Herrmann