Geschäftsprozesse – Geplante Abfolge von Aktivitäten in Unternehmen

In unserem Beitrag erfährst du, was ein Geschäftsprozess ist und warum es überhaupt solche Prozesse in Unternehmen gibt. Ferner gehen wir darauf ein, wonach sich Geschäftsprozesse in unterschiedliche Kategorien einteilen lassen, was deren Vorteile sind und wir geben dir Beispiele für in der Praxis stattfindende Prozesse.

Was ist ein Geschäftsprozess?

Unter dem Begriff Geschäftsprozess wird eine Abfolge bestimmter Aktivitäten zusammengefasst, die es einem Unternehmen erlauben, Aufgaben wahrzunehmen und Leistungen zu erbringen.

Die Geschäftsprozesse haben zum Ziel, dass am Ende zum Beispiel ein verkaufsfähiges Produkt steht oder eine Dienstleistung, die von Kunden in Anspruch genommen werden kann.

Betriebswirtschaftlich betrachtet sind Geschäftsprozesse eine Abfolge im Zuge der Wertschöpfungsketten, die dazu bestimmt ist, das Kerngeschäft durchzuführen. Der Geschäftsprozess setzt sich dabei aus vielen, einzelnen Tätigkeiten zusammen.

Diese werden ausgeführt und stellen in ihrer Gesamtheit die jeweiligen Prozesse dar, die zum geplanten Angebot seitens des Unternehmens führen. Aber auch interne Abläufe ohne „Endprodukt“ gehören in diese Rubrik.

Warum gibt es Geschäftsprozesse?

Geschäftsprozesse müssen von Selbstständigen und Unternehmen entwickelt werden, denn insbesondere in der Phase der Gründung sind sie meistens noch nicht vorhanden.
Gibt es noch keine erprobten Geschäftsprozesse, mangelt es im Unternehmen vor allen Dingen in den folgenden Bereichen:

Probleme bei fehlenden Geschäftsprozessen

Fehlende Geschäftsprozesse führen in diesem Fall dazu, dass relativ ineffizient gearbeitet wird. Dadurch wiederum entstehen unnötige und höhere Kosten, die bei geplanten und erprobten Geschäftsprozessen so nicht existieren würden. Daher ist es für nahezu jedes Unternehmen unabdingbar, möglichst schnell nach der Gründung eigene Geschäftsprozesse zu definieren und in der Praxis auszuführen.

Welche betrieblichen Funktionen haben Geschäftsprozesse?

Geschäftsprozesse haben in den Betrieben sehr wichtige Funktionen. Dabei entsprechen unterschiedliche Geschäftsprozesse verschiedenen betrieblichen Funktionen.

Meistens gibt es zudem Teilprozesse, aus denen sich dann der gesamte Geschäftsprozess zusammensetzt.

Beispiel betrieblicher Geschäftsprozess

Besteht die betriebliche Funktion zum Beispiel in der Produktion, dann ist der Geschäftsprozess ein Produktionsprozess. Die entsprechenden Teilprozesse könnten sich dann zum Beispiel aus den folgenden Elementen zusammensetzen:

So und ähnlich lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse zum einen in verschiedene Teilprozesse gliedern und zum anderen auf die jeweilige betriebliche Funktion beziehen.

Arten der Geschäftsprozesse: Welche Kategorien lassen sich typisieren?

Innerhalb eines Unternehmens können die zahlreichen Geschäftsprozesse nach unterschiedlichen Kriterien entsprechenden Kategorien zugeordnet werden. Das ist wichtig, damit die Prozesse möglichst gut strukturiert werden.

Im Hinblick auf ihre Zeitspanne lassen sich Geschäftsprozesse zum Beispiel in die folgenden drei Rubriken einteilen:

Welche Geschäftsprozesse gibt es?

Die operativen Prozesse sind eher kurzfristiger Natur, während man mittelfristige Prozesse als taktische Geschäftsprozesse bezeichnet. Ist hingegen von strategischen Geschäftsprozess die Rede, dann ist damit in erster Linie ein langfristiges Handeln gemeint.

Ebenfalls einteilen lassen sich Geschäftsprozesse danach, welche Bedeutung sie im entsprechenden Betrieb haben. Diesbezüglich gibt es zum Beispiel eine Kategorisierung in die Entwicklung, Beschaffung, Produktion, Infrastruktur sowie sogenannte hoheitliche Aufgaben, wie zum Beispiel das Meldewesen.

Letztere Kategorie nimmt einen immer größeren Stellenwert ein. Eine vollständige Automatisierung der Geschäftsprozesse bedeutet für Unternehmen in aller Regel Kosteneffizienz und daraus resultierend in vielen Fällen eine Gewinnsteigerung.

Vorteile von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse sind innerhalb eines Unternehmens natürlich nicht ohne Grund nahezu unabdingbar, denn sie haben eine Reihe von Vorteilen. So werden durch einheitliche Prozesse zum Beispiel hohe Standardisierungen erreicht, die für alle Beteiligten dazu führen, dass einheitliche Vorgaben umgesetzt werden.

Ein weiterer Vorteil der Geschäftsprozesse besteht darin, dass die Unternehmensabläufe sehr transparent und zum Beispiel auch für neue Mitarbeiter schnell und leicht nachvollziehbar sind. Durch Geschäftsprozesse lässt sich eine effektive sowie effizientere Planung gestalten und die Steuerung wird vereinfacht.

Das bedeutet allerdings nicht, dass die Prozesse nicht stetig überprüft und bei Bedarf auch angepasst werden sollten. So ist es möglich, sich zum Beispiel auf eine veränderte Situation am Markt oder innerbetriebliche Veränderungen einzustellen.

Beispiel für Geschäftsprozesse

Der Begriff Geschäftsprozess klingt natürlich erstmal sehr theoretisch. Daher ist es durchaus sinnvoll, an Beispielen zu erläutern, was in der Praxis unter den Prozessen innerhalb eines Geschäftsbetriebes zu verstehen ist.

Ein Geschäftsprozess ist zum Beispiel der sogenannte Einstellungsprozess. Innerhalb dieses Geschäftsprozesses ist exakt festgelegt, welche Mitarbeiter für die Einstellung neuer Arbeitnehmer für das Unternehmen verantwortlich sind.

Ferner ist innerhalb des Einstellungsprozesses vorgegeben, wie die einzelnen Schritte zu absolvieren sind. Das beginnt bei der Stellenausschreibung, dem Sichten der eingegangenen Bewerbungen, persönlichen Bewerbungsgesprächen bis hin zur Entscheidung, welche Mitarbeiter eingestellt werden sollen.

Ein weiteres Beispiel für Geschäftsprozesse in der Praxis gibt es im Bereich des sogenannten Beschwerdeprozesses. Es geht darum, dass die Abläufe klar geregelt sind, was welche Mitarbeiter zu tun haben, sollte eine Kundenbeschwerde eingehen. Dies reicht von der Entgegennahme über das Feedback für den Kunden bis hin zum Abschluss des gesamten Beschwerdevorgangs.

Geschäftsprozesse müssen entwickelt werden

Geschäftsprozesse gibt es nicht von alleine, sondern sie müssen zunächst entwickelt werden. Das funktioniert am besten, indem sich Unternehmensinhaber oder die entsprechenden Verantwortlichen mit einigen Fragen beschäftigen. Die Antworten helfen dabei, die notwendigen Geschäftsprozesse nach und nach zu entwickeln.

Fragen zur Entwicklung von Geschäftsprozessen

Was beinhaltet die Optimierung von Geschäftsprozessen?

Gibt es in einem Unternehmen bereits etablierte Geschäftsprozesse, dann ist es trotzdem wichtig, sich mit dem Thema Prozessoptimierung zu beschäftigen. In diesem Rahmen werden zum Beispiel abteilungsinterne Abläufe optimiert, damit ein noch besseres Ergebnis erreicht werden kann.

Bei der Prozessoptimierung ist daher unabdingbar, fortlaufend zu analysieren und entsprechend aus den Ergebnissen mögliche Maßnahmen abzuleiten.

Steuerung von Geschäftsprozessen

Die Steuerung von Geschäftsprozessen ist insbesondere nach der Gründung wichtig, denn dadurch werden die Geschäftsprozesse im ersten Schritt definiert. Dabei geht es in erster Linie darum, die folgenden Punkte zu beschreiben:

Damit Geschäftsprozesse optimal gesteuert werden kann, ist es wichtig, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis von den Geschäftsprozessen haben, was deren Anzahl angeht. Das wiederum macht es erforderlich, dass möglichst alle Mitarbeiter den identischen Wissensstand haben.

 

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