Nur wenige Schritte bis zur Eintragung ins Handelsregister

Du bist selbstständig, befindest dich gerade mitten im Chaos einer Neugründung oder hast eine originelle Idee für ein Start-up? In all diesen Fällen solltest du bereits wissen, dass du dein Unternehmen ins Handelsregister eintragen musst. Wenn du noch nicht genau weißt, wie das vor sich geht, welche Schritte du beachten und welche Informationen du bereitstellen musst, bist du hier genau richtig.

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister listet als öffentliches, für jeden zugängliches Verzeichnis alle Unternehmen beziehungsweise angemeldeten Kaufleute im Gebiet des jeweils zuständigen Amtsgerichts. Es enthält alle wichtigen Informationen zu einem Unternehmen, beispielsweise seinen Namen, seine Rechtsform, den Gegenstand und das Stammkapital sowie die Namen der eingetragenen Gesellschafter.

Wichtigste Funktion des Handelsregisters ist es, einen transparenten Rechtsverkehr zu gewährleisten und Unternehmern Einsicht in die wirtschaftlichen Verhältnisse anderer Unternehmen zu geben. Dies ist ein deutlicher Vorteil, wenn es zum Beispiel darum geht, geschäftliche Partnerschaften einzugehen. Mit einem Blick ins Handelsregister kann man sich schon frühzeitig darüber informieren, wie es mit Jahresabschlüssen und Bilanzen aussieht, ob ein Unternehmen ein Insolvenzverfahren eröffnet hat oder wie hoch die Haftungssumme ist.

Seit 2007 ist das Handelsregister online verfügbar. Auch werden Anmeldung und Eintragung nur noch elektronisch erledigt.

Der Eintrag ins Handelsregister schützt den Namen deines Unternehmens. Dieser kann nach der Eintragung nicht mehr in anderen Neugründungen verwendet werden, sondern steht exklusiv für deine Firma. Außerdem ist das Führen eines Firmennamens im Geschäftsverkehr ausschließlich Unternehmen erlaubt, die einen Eintrag im Handelsregister vorweisen können. Die einzigen Unternehmen, die von der Pflicht ausgenommen sind, sich ins Handelsregister einzutragen, sind die sogenannten Kleingewerbe.

 

HRA und HRB – Die zwei Abteilungen des Handelsregisters

Abteilung A – abgekürzt HRA – enthält alle natürlichen Personen beziehungsweise Personengesellschaften, umfasst also Kommanditgesellschaften (KG), Handelsgesellschaften (OHG), die GmbH & Co. KG, eingetragene Einzelkaufleute sowie Betriebe öffentlichen Rechts.

Abteilung B – abgekürzt HRB – richtet sich an juristische Personen, das heißt Kapitalgesellschaften inklusive der Unternehmergesellschaft (UG) haftungsbeschränkt.

Im Handelsregister eintragen: So geht es Schritt für Schritt

Wer muss sich ins Handelsregister eintragen?

Die Eintragungspflicht gilt grundsätzlich für alle Kaufleute, außer Kleingewerbetreibende. Diese haben aber die Möglichkeit sich freiwillig einzutragen.

Du bist dir nicht sicher, ob du dein Unternehmen ins lokale Handelsregister eintragen musst? Verpflichtet, sich schon zum Zeitpunkt der Gründung ins Handelsregister einzutragen, sind folgende Rechtsformen:

  • Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)
  • Personengesellschaften (oHG, KG, GmbH & Co. KG)
  • eingetragene Kaufleute

Ob ein Unternehmen ein Gewerbebetrieb ist und damit einhergehend einen Eintrag im Handelsregister erfordert, ist leicht zu beurteilen: Meist wird hierfür der Jahresumsatz, aber auch das Stammkapital oder die Anzahl der Geschäftsvorgänge herangezogen.

Der Eintrag ins Handelsregister macht dich zum/zur Kaufmann/-frau, das heißt du erhältst alle entsprechenden Rechte, aber trägst auch die damit einhergehenden Pflichten.

Was sind die Vorteile und Nachteile des freiwilligen Eintrags?

Selbstständige Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) sind nicht verpflichtet, sich ins Handelsregister einzutragen, können dies aber tun.

Ein Eintrag im Handelsregister schafft eine Vertrauensbasis, denn potenzielle Geschäftspartner, Lieferanten oder Geldgeber wie Banken haben so ein Gefühl von größerer Transparenz und Sicherheit. Hinzu kommt, dass Vertragsabschlüsse leichter vonstattengehen. Das liegt daran, dass es nur eingetragenen Kaufleuten möglich ist, Vertragsangebote durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben oder aber bloßes Schweigen anzunehmen.

Ein wichtiger Vorteil ist außerdem, dass du nach dem Eintrag selbstständig agierende Niederlassungen an anderen Standorten eröffnen darfst. Hinzu kommt, dass dein Unternehmen berechtigt ist, einen Fantasienamen zu führen. In der Geschäftsbezeichnung muss also nicht mehr der Name des Geschäftsführers aufgeführt sein.

Wichtig

Neben diesen Vorteilen bedeutet der Eintrag ins Handelsregister aber auch die Wahrnehmung einiger Pflichten, über die du Bescheid wissen solltest. Du solltest dir vorab genau überlegen, ob in deinem Fall die Vorteile die Nachteile überwiegen.

Ganz wichtig ist hier die Buchhaltung, denn stehst du einmal im Handelsregister, bist du gezwungen, jedes Jahr einen kaufmännisch geführten Geschäftsbericht vorzulegen. Eine einfache Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben reicht dann nicht mehr aus. Es ist eine doppelte Buchführung nötig, um für jedes Geschäftsjahr eine Bilanz mit Jahresabschluss zu erstellen. Gerade für kleine Unternehmen kann dies eine echte Belastung darstellen, da für diese Arbeit natürlich Ressourcen abgestellt werden müssen.

Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten nicht mehr die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), sondern die schärferen Regeln des Handelsgesetzbuches (HGB). So gilt beispielsweise, dass Veränderungen in deinem Unternehmen umgehend dem Handelsregister mitzuteilen sind. Erst wenn sie veröffentlicht werden, treten die Änderungen in Kraft.

Wie kann ich mich ins Handelsregister eintragen?

Inzwischen erfolgt die Eintragung sehr unkompliziert elektronisch beim zuständigen Amtsgericht. Zuvor musst du einen Notar aufsuchen, der deine Unterlagen prüft und deine Dokumente beglaubigt. Ihm kannst du außerdem alle Fragen rund um das Thema Gründung stellen.

Hier legst du auch das Stammkapital deines Unternehmens fest. Nachdem du dieses auf das Geschäftskonto eingezahlt hast und einen Beleg darüber an den Notar gesendet hast, nimmt dieser die Eintragung im Handelsregister vor und sendet alle nötigen Dokumente an das Amtsgericht.

Was wird eingetragen?

Mit der Eintragung musst du einige Angaben zu deinem Unternehmen machen, die du bereits vorab an deinen Notar übermittelst. Hier kann es hilfreich sein, kurz schriftlich festzuhalten, womit sich dein Unternehmen beschäftigt und welche Produkte beziehungsweise Dienstleistungen es verkauft. Grundsätzlich gehören dazu folgende Angaben:

  • Name des Unternehmens
  • Name des Geschäftsführers und der persönlich haftenden Gesellschafter
  • Namen vertretungsberechtigter Personen
  • Rechtsform
  • Firmensitz und Sitz aller Zweigstellen und Niederlassungen
  • Höhe des Grund-, Stamm- und Kommanditkapitals
  • Unternehmensgegenstand
  • Datum der Ersteintragung

Was kostet der Eintrag ins Handelsregister?

Der Ersteintrag ins Handelsregister wird dich etwa 100 bis 300 Euro kosten. Hier kommt es vor allem auf die Rechtsform an – so können es bei einer GmbH auch schon einmal circa 700 Euro sein. Bei der UG haftungsbeschränkt ergibt sich ein Vorteil: Wenn du die UG durch das Ausfüllen eines Musterprotokolls gründest, wird der Handelsregistereintrag günstiger.

Nach der Eintragung ins Handelsregister

Handelsregisternummer

Nach der Eintragung ins Handelsregister erhältst du eine Handelsregisternummer, die du zum Beispiel auf deiner Webseite angeben musst und, wenn du möchtest, auch in deinen Geschäftsbriefen verwenden kannst.

Meldepflichtige Ereignisse

Auch nach der Eintragung solltest du daran denken, dass alle Änderungen beim Amtsgericht bekannt gegeben werden müssen, damit sie im Handelsregister eingetragen werden können. Wenn du beispielsweise eine neue Niederlassung eröffnest, musst du diese Änderung deinem Notar mitteilen. Die Transparenz bezüglich Änderungen ist verpflichtend und mit Kosten verbunden.

Pro eingetragener Änderung zahlst du etwa 100 bis 250 Euro. Im Gegenzug kann eine verspätete oder unterlassene Eintragung im Handelsregister dich Strafen von mehreren tausend Euro kosten.

Was sind meldepflichtige Ereignisse, die du unverzüglich anzeigen musst?

  • Bestellung eines neuen Geschäftsführers
  • Abbestellung des alten Geschäftsführers
  • Veränderungen der Gesellschafterliste
  • Umfirmierungen
  • Insolvenzverfahren
  • Satzungsveränderungen
  • Erteilung von Prokura
  • Änderung des Unternehmensgegenstands
  • Errichtung oder Schließen von Zweigniederlassungen

Kostenlose und gebührenpflichtige Auszüge

Je nach Rechtsform benötigst du für die im Anschluss an die Eintragung ins Handelsregister anschließende Anmeldung beim Gewerbeamt einen Handelsregisterauszug.

Für die Gewerbeanmeldung kannst du glücklicherweise den Auszug verwenden, den du bei der Anmeldung beim Amtsgericht erhalten hast. Wenn du aber nach der Erstanmeldung beim Amtsgericht Änderungen in deinem Unternehmen vorgenommen hast, die im Handelsregister eingetragen werden mussten, ist es für weitere Geschäftsvorgänge nötig, einen neuen Auszug zu beantragen.

Dabei hast du die Auswahl zwischen dem einfachen und dem amtlich beglaubigten Auszug. Die amtliche Version ist zwar teurer, ist aber für einige Zwecke unentbehrlich. Kostenlos kannst du die Unternehmensträgerdaten, also grundlegende Informationen zur Firma, Stammkapital und ähnliches, abfragen.

Löschung des Handelsregister-Eintrags

Ein Handelsregistereintrag kann nur gelöscht werden, wenn ein Notar einen entsprechenden beglaubigten Antrag einreicht. Es reicht also nicht aus, dein Unternehmen aufzulösen, um die Eintragung im Handelsregister zu entfernen.

Wenn sich eine Firma auflöst, muss der Handelsregistereintrag gelöscht werden. Dies ist dann der Fall, wenn der Geschäftsbetrieb aufgegeben wird oder sich ein Handelsgewerbe in einen nicht kaufmännischen Gewerbebetrieb umwandelt. Auch wenn sich ein gewerbliches Unternehmen in ein freiberufliches verwandelt, geht dies mit einer Löschung des Handelsregistereintrages einher.

Auf dem Weg in die Selbstständigkeit: was kommt nach dem Eintrag ins Handelsregister?

Du bist dir unsicher, für wann du die Anmeldung beim Gewerbeamt einplanen solltest? Diese kannst du erst vornehmen, wenn du die Handelsregisteranmeldung in der Tasche hast. Den Auszug aus dem Handelsregister legst du beim zuständigen Gewerbeamt vor und füllst anschließend das Formular zur Gewerbeanmeldung aus.

Fazit

Als Unternehmer musst du dich ins Handelsregister eintragen, um der Öffentlichkeit und insbesondere anderen Unternehmen Transparenz über die Art deines Unternehmens sowie seine geschäftliche Lage zu geben. Doch selbst wenn du nicht verpflichtet bist, dein Unternehmen ins Handelsregister einzutragen, sprechen häufig einige Vorteile dafür es doch zu tun. Ganz wichtig ist der Vertrauensvorschuss, den du seitens Lieferanten oder Geschäftspartnern genießt, wenn du deine Geschäftsprozesse offenlegst.

 

Bildquelle: pixabay.com / roma1880